Werkdruk bij Vrije Universiteit bespreekbaar dankzij matrixmodel

In 2017 hebben alle Nederlandse universiteiten met de vakbonden afgesproken iets te doen aan de hoge werkdruk. De gevolgen van werkdruk kunnen groot zijn: van lichamelijke klachten als hoofdpijn, een lage weerstand en nekklachten, tot psychische klachten als vermoeidheid, depressies en een burn-out. De gemaakte afspraken zijn nieuw, maar het probleem zelf bestaat al een lange tijd. ‘Een collega vond in de archieven een krantje van 20 jaar geleden’, vertelt Paul van Soest. ‘Het ging over werkdruk bij wetenschappers. Je zag aan de lay-out dat het oud was, maar als je de datum en de namen wegstreept, dan kan het nu geschreven zijn. Wetenschap is een soort simultaan schaken.’ Paul doelt op al de verschillende activiteiten die wetenschappers tegelijk uitvoeren. ‘Een typische wetenschapper bij de universiteit moet onderwijs geven, onderzoek doen, beurzen aanvragen, wetenschappelijke kennis naar toepassingen vertalen en sommigen zitten ook nog in commissies. Een uur dat je uitgeeft aan het één kun je niet aan het ander besteden. Dit is een belangrijke bron van werkdruk bij ons, maar ook bij andere universiteiten.’

De VU maakte een plan om de werkdruk te verminderen. Geen eenvoudige taak. Met 4500 medewerkers is de VU een grote en diverse organisatie. Iedere faculteit heeft zijn eigen thema’s en onderzoeksgebieden. Paul: ‘Het is soms zo complex. Heel grof zou je onze wetenschappers kunnen verdelen in alfa, bèta en gamma: ieder domein gaat anders met werkdruk om.’ Daarom werden alle faculteiten en ondersteunende diensten bevraagd: ‘Wordt er iets aan werkdruk gedaan? Zijn jullie in gesprek hierover? Hebben jullie tips? Wij hebben alle input verzameld en zijn met onze werkgroep op zoek gegaan naar rode draden.’ Paul vertelt dat ze de resultaten niet in een lijvig rapport wilden verwerken. ‘Het gaat hier om werkdruk. Daar moeten we niet aan bijdragen door heel veel papier te produceren.’ Uiteindelijk heeft de VU een matrix gemaakt die op 4 pagina’s past. Verticaal worden de bronnen van werkdruk benoemd en horizontaal de niveaus binnen de organisatie. In deze tabel kan een medewerker de bron van werkdruk opzoeken en hoe die kan worden verminderd per organisatieniveau. ‘Neem de balans tussen onderwijs en onderzoekstijd: wat kun je doen op het niveau van het college van bestuur, van de faculteit, het team, de medewerker? Zo hebben we alle verzamelde tips en ideeën verwerkt. Kort en bondig!’

Paul wilde de matrix niet bestuurlijk vaststellen. Dan moet iedereen er iets mee. ‘Het is een inspiratiebron. Er staat bijvoorbeeld: ga met je leidinggevende in gesprek over jouw werkdruk. Dat klinkt misschien triviaal, maar er waren medewerkers die hun leed in stilte droegen. Maar als jij niet aangeeft dat de werkdruk hoog is en je leidinggevende weet nergens van, hoe kun je dan verwachten dat er iets gaat veranderen? Alleen als we het samen doen kunnen we het verschil maken.’ Dat verschil wordt nu mede gemaakt door de matrix, die concrete oplossingen opsomt. Een teamlid van Paul werd constant gestoord door de telefoon. ‘Toen hebben we een telefonisch spreekuur bedacht: de medewerker is nu bereikbaar van 10.00 tot 12.00 uur en daarna springt het nummer op het antwoordapparaat. Voor diegene dringt dat de werkdruk terug.’ Het gaat om de balans. Op alle niveaus. Niet mailen buiten werktijden, voorbeeldgedrag stimuleren, probeer als team behoeften en ontwikkelingen goed in kaart te hebben... Bijna niemand binnen de VU vindt het erg om hard te werken, zegt Paul. ‘We zijn een ambitieuze organisatie. We willen dingen goed doen en we willen het goede doen. De werkdruk zit in andere dingen. Energiebronnen tegenover energievreters. Als je de balans gezond kunt houden is hard werken zeker niet erg.’

Is er een kans dat er over 20 jaar een krantenartikel over de huidige werkdruk opduikt en de lezer denkt: tja, dit had ook nu kunnen zijn? ‘Dat vind ik een gewetensvraag,’ antwoordt Paul. ‘Er zijn altijd ontwikkelingen die voor werkdruk zorgen. Maar we zijn er nu wel scherp op. De grootste winst is, dat het onderwerp nu bespreekbaar is.’ De VU is er om kennis te delen, verzekert Paul. Daarom is de universiteit samen met Zilveren Kruis aan het onderzoeken hoe de matrix ook andere onderwijsinstellingen kan helpen. ‘Ik claim niet dat we het geheime recept tegen werkdruk hebben gevonden, maar we hebben wel het idee dat dit een werkbare manier is om werkdruk tegen te gaan. Wij hebben dit bedacht, maar het is niet alleen van ons.’