2021: terug naar kantoor, maar niet helemaal

Nog belangrijker is de vraag of we wel terug willen naar het oude normaal. Als de pandemie ons namelijk iets leerde, is het wel dat er een tussenweg bestaat. Met de volgende tips bied je jouw medewerkers straks de vrijheid van thuiswerken én de voordelen van kantoor.

Thuis als het kan, kantoor als het nodig is

In de afgelopen maanden hebben we gemerkt dat thuiswerken kan. We hebben de technologie, werkgevers gaven medewerkers het vertrouwen en zij maakten dat vertrouwen waar. We kwamen er wel achter dat digitaal overleg zich minder goed leent om snel te sparren en creatief te zijn. Daarbij misten medewerkers de structuur en dynamiek van kantoor. Kantoorruimte bieden (binnen de richtlijnen), is dus geen overbodige luxe. Ga bij de vraag of écht nodig is om op kantoor te komen uit van de persoonlijke situatie en wensen van de medewerker. Voor de één is dat omdat ze thuis de rust niet vindt, voor de ander omdat hij even de motivatie van collega’s nodig heeft. Zorg er hoe dan ook voor dat alle medewerkers altijd toegang hebben tot een werkplek met een goede stoel en apparatuur, of diegene nu thuis wil zitten of op kantoor.

Bied veiligheid

Ook als we straks weer vaker op kantoor zijn, blijven de maatregelen van kracht. Help je medewerkers hun verantwoordelijkheid te dragen, door afspraken te maken en te faciliteren. Stel bijvoorbeeld een maximum aantal vast dat op kantoor mag zijn en zorg dat je medewerkers zich daarvoor in kunnen schrijven. Bedenk je daarbij ook dat één medewerker zijn hele team kan besmetten. Het is dan ook handig om ook het aantal medewerkers per afdeling te beperken, zodat je nooit in één keer alle expertise verliest. Creëer looproutes, spreek af dat de lift voor omhoog is en de trap voor naar beneden. Wist je trouwens dat één trapleuning gelijk staat aan 100 handen schudden? Zorg voor voldoende handgel, mondkapjes en ‘pennetjes’ om liftknoppen en de koffieautomaat te bedienen. Alle medewerkers een persoonlijk hygiëne-pakketje aanbieden, is behalve een vriendelijk gebaar ook de garantie dat iedereen heeft wat er nodig is. Verschaf bordjes die laten zien dat een werkplek is gebruikt. Zo gaat er niemand meer zitten en de huishoudelijke dienst weet dan dat extra aandacht nodig is. 

Wees sociaal

Wat we het meest hebben gemist in 2020 is elkaar. Onze klanten, leidinggevenden, die ene collega waar je altijd terecht kan, het team waarmee je binnen een half uur tot de beste ideeën komt en zelfs die collega met die flauwe grapjes. De werkplek heeft een belangrijke sociale functie en draagt in grote mate bij aan ons werkgeluk en algehele welbevinden. Het is dus zaak sociaal te blijven, zolang we thuiswerken, maar ook als we weer af en toe op kantoor zijn. Sociaal zijn betekent bijvoorbeeld te blijven vragen naar hoe het met iedereen gaat. Houd de vinger aan de pols, want juist bij thuiswerkende collega’s vallen problemen minder snel op. Wees aandachtig naar nieuwe collega’s en trainees. Zoek samen naar oplossingen en bespreek die in het team of binnen een speciaal samengesteld wellbeing team. Zo blijft de gezondheid van de collega’s op de agenda. Bedenk met elkaar wat wél kan. Afspreken bij een collega thuis om samen ergens aan te werken bijvoorbeeld. Een lunchwandeling. Een online vrijdagmiddagbingo met een thuisbezorgd kaasplankje. Een vergadering met weinig mensen in een grote ruimte. Waardering uitspreken in meetings of met een attentie. En vergeet de verbinding met je klanten niet. Ook die hebben het nodig af en toe van je te horen en te weten dat je nog blij met ze bent. 

Houd oog voor de grenzen tussen werk en privé

Of we nu geheel of gedeeltelijk thuiswerken,vaste kantooruren lijken voorgoed verleden tijd. Dat biedt vrijheid om je eigen tijd in te delen, maar brengt ook risico’s met zich mee. Waar je voorheen om 5 uur de computer afsloot en soms iets mee naar huis nam, is er nu letterlijk en figuurlijk nog maar weinig afstand tussen werk en privé. We werken langer door, want we hebben toch weinig andere plannen en zijn altijd bereikbaar. Collega’s kunnen elkaar tegemoet komen door rekening te houden met elkaars kantooruren en mogen begrip verwachten wanneer ze daarbuiten niet bereikbaar zijn. Het zijn kleine afspraken, maar ze houden je medewerkers wel gezond.

2021 zal een jaar worden van nieuwe uitdagingen. Wat er precies voor ons ligt weten we niet. Maar het is ook een jaar waarin we onze oude gewoontes mogen herzien. Voorgoed de deur uit wat niet meer werkt en verbeteren wat wel goed gaat. Dan wordt dat nieuwe normaal vanzelf ook echt normaal.