Beter en efficiënter vergaderen, hoe doe je dat?

Voor dit artikel schakelden we de hulp in van Rob de Haas, expert op het gebied van meeting design. Rob is auteur van de boeken ‘Ongewoon goed vergaderen’ en ‘Praktijkgids online vergaderen’ en geeft stand-up lezingen en masterclasses aan voorzitters van vergaderingen.

‘Er is niks mis met vergaderen, maar het mag wel een onsje minder en vooral energieker’, begint Rob. Wat Rob van back-to-back-vergaderen vindt, is dan ook geen verrassing. ‘Belachelijk! De mens is helemaal niet gemaakt om continu aan te staan. We presteren minder als we dag in dag uit alleen maar aan het vergaderen zijn. We worden minder scherp, minder productief en de kwaliteit van de besluitvorming wordt minder. Kortom, goed vergaderen is onderdeel van onze vitaliteit.’

Wat er fout gaat tijdens vergaderen

Als je je al vijftien jaar lang in vergaderen verdiept, dan herken je moeiteloos de veelgemaakte fouten tijdens een vergadering. En fout gaat het al bij de voorbereiding, stelt Rob. ‘We denken vaak: als we de juiste mensen bij elkaar hebben, dan komt het wel goed. Maar dan gaat de dynamiek binnen de groep een rol spelen en is de kans groot dat altijd dezelfde dominante praters de vergadering kapen. Wanneer we niet voorbereid zijn, gaan we ook ter plekke pas verzinnen wat we willen zeggen. Maar dat werkt alleen prima bij een kort afstemmingsmoment, waarbij je snel de bespreekpunten inventariseert en prioriteert. ’

Tijdens de vergadering zelf, valt het Rob op dat we te weinig interactie creëren en al snel met te grote groepen vergaderen. ‘Zes tot acht personen is de max, daar kun je nog één gesprek mee voeren.’ En de welbekende rondvraag en WVTTK (wat verder ter tafel komt)? ‘Dat is voor luie vergaderaars’, vindt Rob. ‘Je steekt elkaar aan met nieuwe agendapunten. Voor je het weet, zit je oeverloos te kletsen en loopt de vergadering uit.’

Tot slot merkt Rob op dat veel onnodig vergaderen vaak voortkomt uit onduidelijke taken en bevoegdheden. ‘Als het niet duidelijk is hoe en waar de besluiten worden genomen, zie je dat iedereen overal bij wil zijn: dan ontstaan er vage vergaderclubjes met onduidelijke status. En die kunnen oneindig doorgaan. De organisatie doet er goed aan om de structuur van besluitvorming helder te maken. Vervolgens kun je gaan experimenteren met vergaderloze dagen of dagdelen. Dat dwingt mensen bewust na te denken over de invulling van hun individuele tijd: wanneer werk ik zelfstandig en welke meetings zijn voor mij belangrijk?’

Maar áls er dan een vergadering komt, zijn er gelukkig een heleboel dingen die je kan doen om ook die zo efficiënt mogelijk te houden.

Maak een duidelijke agenda

Een goede voorbereiding is het halve werk. Maar hoe ziet zo’n voorbereiding eruit? Een duidelijke, uitdagende agenda is het geheim volgens Rob. Dit zijn 3 tips van Rob voor een duidelijke agenda:

1. Verbind aan elk agendapunt een doel

Zoals een oplossing bedenken, scenario’s verkennen of een programma evalueren. ‘Hoe leuk vinden mensen het om te midgetgolfen zonder putje? Precies, daar is helemaal niets aan. Het putje is je beoogde opbrengst. Dat geeft richting en stuurt de energie van alle mensen dezelfde kant op.’

2. Doseer ieders deelname op basis van de agenda én maak deelname vrijwillig.

‘Als we lid zijn van een team, vinden we al snel dat we bij een teamvergadering moeten zijn. Maar nogal eens sluiten punten niet aan bij kennis en capaciteiten van deelnemers. Laat mensen daarom selectiever aan meetings deelnemen, bijvoorbeeld door een agenda op te delen in blokken van een half uur of drie kwartier. Zo kan je per blok de samenstelling van de groep wisselen en hoeft niet iedereen overal te blijven zitten. Want als we blijven zitten, willen we ook blijven kletsen.’

3. Geef ieder agendapunt een tijdsblok

En houd je aan die tijd. ‘Mensen presteren beter onder gezonde tijdsdruk.’

Bedenk een werkvorm

Het is zover: de vergadering zelf. Iedereen is aangeschoven en heeft z’n kopje koffie of thee. En dan? ‘Gewoon maar beginnen’ is geen goed idee, vindt Rob. Doe in plaats daarvan een korte check-in. Met een duidelijke agenda heb je mensen met de inhoud verbonden, met een check-in verbind je de mensen met elkaar. ‘Dat hoeven geen therapeutische verhalen te zijn hoor’, voegt Rob toe. ‘Richt je op het werk wat je te wachten staat. Dit kun je bijvoorbeeld aan de hand van een weerbericht doen: is je werk zonnig, komt er onweer of blijft het mistig? En af en toe natuurlijk even een persoonlijke noot is een prima aanvulling. We zijn tenslotte mensen, hè!’

Nu we weten hoe iedereen in de wedstrijd zit, is het tijd om inhoudelijk aan de slag te gaan. De agenda is bepaald, dus nu is het aan jou als voorzitter om iedereen erbij te houden. ‘Een fundamenteel uitgangspunt daarbij is om de discussie aan te gaan. Samenwerken in Nederland, is vooral samendenken. Zoek naar elkaars waarheden, niet alleen naar die van de baas of voorzitter.’ Hoe je dat doet? ‘Door bijvoorbeeld bubbels te creëren. Stel, het onderwerp is het beleidsplan en het doel is om de inhoud te bepalen. Laat eerst iedereen een minuut of twee, drie voor zichzelf nadenken. Ga dan naar de tweede bubbel: in duo’s nadenken. Bevraag elkaar goed, dus waarom vindt de ander dat? De derde bubbel bestaat uit viertallen. Daag de viertallen uit om tot twee belangrijke inzichten te komen. In de laatste bubbel worden de inzichten met de hele groep gedeeld.’

Maar of je nu met bubbels aan de slag gaat of met een andere werkvorm, het gaat erom dat je van tevoren hebt nagedacht over het proces. Want zoals Rob zegt: ‘Actieve werkvormen heb je nodig om iedereen bij het proces te betrekken en te zorgen dat zowel extraverte als introverte mensen hun zegje kunnen doen.’

Schrap die notulen

Alle agendapunten zijn binnen de tijd besproken én aan de hand van het beoogde doel. Dan alleen nog de notulen rondsturen, toch? ‘Die kun je beter schrappen’, vindt Rob. ‘Die gaat toch niemand lezen. Wat veel beter werkt, is het BATEC-format, wat staat voor: Besluiten, Acties, Tijdlijn, Eigenaar en Communicatie intern/extern. Vul dit tijdens de laatste tien minuten van de vergadering gezamenlijk in. Op deze manier heeft iedereen hetzelfde beeld van de belangrijkste conclusies en afspraken.’

Zo! Beter en efficiënter vergaderen: met deze tips kom je er wel. En misschien zit er zo af en toe een of meerdere vergaderloze dagen per week in. Een heerlijk vooruitzicht! Zilveren Kruis houdt ook vergadervrije dagen, al is het geen verplichting. De ene collega wil minder vergaderingen, de ander vindt het juist een welkome afwisseling. Het gaat erom dat je de ruimte krijgt en voelt om jouw werkdag zo gezond mogelijk in te richten. En dat is voor iedereen anders. Rob snapt waarom vergaderen voor sommigen zo fijn is. ‘Ontmoeting is een van de belangrijkste aspecten van ons werk. En die vindt plaats binnen die vergaderingen. Het minste wat we kunnen doen is dus reflecteren op de kwaliteit van die ontmoeting en leidinggevenden trainen in goed voorzitterschap. Zo komen mensen energieker uit vergaderingen en blijven daardoor vitaal.’