Hoe krijg ik de directie mee in een verandertraject?

Liever lezen dan luisteren?

LOBKE: Je ligt in bed, de wind raast rond het huis, verwarmingsbuizen tikken in de maat van je hartslag en gedachtes spoken door je hoofd: ik zal deze vakantie vast weer veel werkmail krijgen. Of: die samenwerking in het team die vreet me op. Maar ga ik dat durven zeggen? Hoi, ik ben Lobke en heel leuk dat je luistert naar Avondraad. Een podcast van Zilveren Kruis. In deze podcast pieker ik over dingen op het werk waar jij 's nachts van wakker ligt, zodat jij dat niet meer hoeft te doen. Elke aflevering ga ik op zoek naar een situatie die iemand stress geeft en praat ik met een expert die kan helpen zodat jij een plan hebt en weer gerust kunt slapen, want ook dat telt mee voor je gezondheid.

MARIJKE: Hoi Lobke, Marijke hier. Ik ben HR-manager en ik kan je hulp wel gebruiken. Ik loop tegen het volgende aan. Ik probeer namelijk een aantal veranderingen door te voeren binnen ons bedrijf, maar ik merk hoe groot of hoe klein m’n voorstel ook is, de directie me weerstand geeft. Dus het voelt alsof ik de enige ben die het eigenlijk belangrijk vind terwijl de medewerkers ook behoefte hebben aan veranderingen. Ik loop gewoon vast. Heb jij tips?

LOBKE: Dank voor je vraag Marijke. Heb jij nog ook een vraag over iets waar je wakker van ligt, spreek dan op Whatsapp een spraakberichtje in, dan help ik je graag. M’n nummer vind je in de omschrijving van deze aflevering. Maar eerst even terug naar de vraag van Marijke. Het klinkt zwaar als je in je eentje die kar moet trekken en ook jammer dat de verantwoordelijkheid van de directie uitblijft. We hebben er de hulp van een expert bijgehaald om uit te vogelen hoe je hier nu het beste mee omgaat, en die expert is Jolan Douwes. Ze is niet alleen journalist over werk en carrière, maar ook loopbaanadviseur en sollicitatietrainer. Welkom Jolan, leuk dat je er bent.

JOLAN: Dank je.

LOBKE: Zou jij hier ook wakker van liggen zoals Marijke?

JOLAN: Nou, ik zou er niet wakker van liggen maar ik kan me wel voorstellen dat zij dat doet, want het is nogal wat, wat ze wil, hè? Ik vind het ook trouwens heel moedig van haar dat ze zo aan de gang wil gaan met veranderingen binnen haar bedrijf. Maar veranderingen, dat is echt heel groot.

LOBKE: Ja, dat is heel groot, ja.

JOLAN: Ja, en ik denk dat het dan ook heel frustrerend is als je merkt dat daar niet zo veel schot in zit en zij weerstand krijgt. Dus ik zou haar eerst een heleboel vragen willen stellen.

LOBKE: En wat zou de eerste vraag zijn die jij aan Marijke stelt?

JOLAN: Bijvoorbeeld: wat denk je dat er op dit moment als eerste zou moeten gebeuren? Hè, welke verandering willen de mensen op de werkvloer ook het liefst doorvoeren? Wat zou jij bijvoorbeeld zelf als verandering willen doorvoeren als je kijkt naar jouw eigen organisatie?

LOBKE: Nou, ik heb bij een organisatie gewerkt waar heel veel vergaderd werd, en dat is iets wat ik wel graag wilde veranderen omdat ik daar, ja, niet echt gelukkig van werd en ook niet de energie uithaalde.

JOLAN: Ja. Nou, dat kan ik me heel goed voorstellen. En dan is het heel erg belangrijk dat je strategisch te werk gaat. Hè, dat Marijke niet in haar eentje probeert om die revolutie tot stand te brengen, maar dat ze echt zorgt voor draagvlak. Waar ik bijvoorbeeld aan zou denken, zeker nu ik alle berichtgeving over De Wereld Draait Door lees en hoor en iedereen heeft het erover en ik weet dat het ook bij organisaties zo is. Ik zou als ik Marijke was willen checken: hoe zit het met de veiligheid op de werkvloer bij ons? Maken mensen bij ons weleens mee dat er een bullebak boven ze staat die ze intimideert, waar ze bang voor zijn? Dat lijkt me op dit moment ontzettend actueel.

LOBKE: Ja, en waar begin je dan zeg maar? Want hoe kom je daar achter? Dit is dan misschien iets wat je wil uitzoeken, maar wat zou dan een eerste stap voor Marijke kunnen zijn?

JOLAN: Feiten zijn ontzettend belangrijk om ook zo’n managementteam te overtuigen. Dus het eerste wat ik haar zou aanraden was om sowieso met haar HR-team te kijken of ze dit onderwerp op de agenda kunnen zetten. Bijvoorbeeld door medewerkersonderzoek te doen, een enquête, waar ook goeie vragen staan over dit onderwerp, hè. Laten we het even hierop toespitsen, maar er zijn natuurlijk heel veel meer onderwerpen. Wat jij noemt is ook een heel belangrijk onderwerp. Flexibel werken is ook zoiets. Mensen willen ook meer diversiteit op de werkvloer. Nou, zo zijn er allerlei onderwerpen waar Marijke mee aan de gang kan gaan, maar stapje voor stapje zou ik zeggen. Nou, als we dit nou even als onderwerp houden, dan lijkt me als eerste dus dat onderzoek daarnaar goed. En dan kan ze ook kijken hoe andere organisaties dat gedaan hebben. Ze hoeft niet zelf het wiel helemaal uit te vinden, dat kost ontzettend veel tijd, maar ze kan ook vragen overnemen van andere organisaties die dat al hebben gepeild.

LOBKE: Ja, want zij merkt dus weerstand bij de directie. Dus jij denkt dat je met data en feiten dan een directie meer kunt overtuigen?

JOLAN: Ja, ja. Want als je kan zeggen: ‘dit zijn de cijfers, hier kan je bijna niet meer omheen,’ dan kan ik me voorstellen dat zo’n directie ook denkt: ja, dan moeten we ook wel. Want anders lopen mensen weg bijvoorbeeld. En dat willen ze in deze tijd van personeelsschaarste ook niet.

LOBKE: Nee, daar worden ze dan misschien een beetje door wakker geschud van: als dat het gevolg is moeten we echt nu iets gaan doen. Het klinkt wel als veel werk zeg maar.

JOLAN: Ja, verandering kost altijd veel werk. Hè, dus daarom is het ook goed om echt een strategisch plan te bedenken, eerst die feiten te gaan verzamelen. Niet alleen bij zo’n enquête, waarbij het ook echt noodzakelijk is dat mensen het anoniem kunnen beantwoorden. Ik sprak gisteren nog een vertrouwenspersoon en die vertelde dat er niet voor niks argwaan over is bij medewerkers of het echt wel anoniem is. Want hij hoort weleens terug dat mensen dan horen van hun leidinggevende: ‘nou, onze afdeling heeft ontzettend slecht gescoord. Vertel maar eens, waar ligt dat aan?’ En dan moeten mensen alsnog terwijl ze dat helemaal niet aan hun leidinggevende willen vertellen, dus dat kan soms heel vervelend werken.

LOBKE: Dan is het dus op persoonsniveau waarschijnlijk wel anoniem maar niet op afdelingsniveau, ja. Wat natuurlijk, hoe kleiner je afdeling is, ja, het ook wat opener maakt.

JOLAN: Ja, ja. Dus dan is het ook belangrijk dat je met sleutelfiguren binnen de organisaties een soort interviews houdt. Dat je ze vertrouwelijk vraagt: vertel eens, hoe vind jij dan hoe het gaat? En dat is best wel lastig vanuit een HR-rol. Want HR zit altijd tussen het managementteam en de werkvloer in. En ze hebben vaak een faciliterende rol, een adviserende rol. En Marijke is echt een hele goeie HR-adviseur denk ik, want die wil iets veranderen, maar het is ontzettend moeilijk vanuit die positie om die macht ook eigenlijk te hebben.

LOBKE: Ja, ja. Want het is natuurlijk heel actueel hè, die vraag die Marijke stelt. Vanuit jouw ervaring, zijn er bepaalde best practices die je haar, ja, mee kunt inspireren of mee kunt geven?

JOLAN: Zeker. Hè, sowieso kan ze boeken lezen over dit onderwerp. Ik heb net zelf het boek gelezen: De Menselijke Organisatie, van Marjon Bohré. Ze geeft daarin ook allerlei tips om aan de gang te gaan, om een organisatie menselijker te maken. Maar ze kan ook praktijkvoorbeelden van anders organisaties bekijken of met ze aan de praat raken over hoe zij het hebben aangepakt. Nou, ook weer over dit onderwerp heb ik laatst een vitaliteitsmanager geïnterviewd bij ING. Bij ING zijn ze echt al heel ver op het gebied van het veilig maken van de werkvloer. Dat is echt nog steeds iets waar ze mee door blijven gaan omdat dat nooit af is. Hè, dus ze blijven mensen herinneren vanuit die afdeling dat ze er alert op moeten zijn. Maar dat doen ze op verschillende manieren. Er zijn e-learnings. En die zijn ook maar kort hè, tien minuten. Dus dat kost niet meteen een hele middag. Er zijn trainingen, er is een programma, Speak Up, waar mensen leren om voor zichzelf maar ook voor anderen op te komen. Hè, want dat blijkt ook heel belangrijk te zijn, dat je als omstander opkomt voor iemand als die wordt afgeblaft of iets heel naars meemaakt, iets intimiderends.

LOBKE: Ja, precies. Ik vind het dan wel interessant wat jij zegt, sowieso hele fijne tips, dank je wel daarvoor. Maar je hebt het over data en feiten, maar ook eigenlijk over vertrouwen en emoties en dat is natuurlijk eigenlijk waar het om gaat. Die veiligheid is natuurlijk ook iets heel emotioneels. Zijn die data en cijfers dan over die emoties of hoe moet ik dat zien, dat dat samenkomt?

JOLAN: Ja, het is sowieso best lastig om met zo’n emotioneel onderwerp aan de gang te gaan omdat we er allemaal wel ervaring mee hebben, jij misschien ook wel. Ik zeker ook. Hè, ik kom bijvoorbeeld uit de tv-wereld. Ja, ik ben zelf ook echt weleens uitgescholden door een presentator die helemaal over de rooie was. En dat had niet eens zo veel met mij te maken, die man was gewoon ontzettend gestrest. Hè, die moest z’n uitzending maken en die moest dat supergoed doen want er luisterden een miljoen mensen en keken ook mensen naar dat programma, dus dat reageerde ie op mij af. Maar ik weet het nu nog heel erg goed.

LOBKE: Ja, ik herken dat ook heel erg hoor, ik heb ook in de tv-wereld gewerkt, en dat het gewoon… Ja, dat je toen heel jong was en dacht dat dat normaal was, en nu eigenlijk bedenkt: dat was eigenlijk heel erg raar, dit kon echt niet. Ja, maar ja, speak up inderdaad, maar dat deden we dan niet.

JOLAN: Ja. Nou eigenlijk, vandaag ben ik ook wel een beetje weer wakker geschud, want ik ben natuurlijk ook loopbaancoach. En een oud loopbaanklant van me die schreef me een mail dat ze… Zij had een hele nare leidinggevende en ik heb haar begeleid. En wat ik eigenlijk heb gedaan is haar sterker maken. Ik heb wel tegen haar gezegd: ‘ga naar de vertrouwenspersoon. Hè, bespreek je klacht.’ Maar daar schreef ze over: ja, die vertrouwenspersoon die deed ook niets anders dan mij proberen sterker te maken. Die zei ook niet: ‘dit kunnen we niet meer pikken als organisatie, jij bent niet de enige met deze klacht.’ Dus ik ben zelf eigenlijk ook een beetje aan het denken: hoe ga ik dit dan als loopbaancoach in het vervolg anders doen? En ik kan me voorstellen dat Marijke van HR, die ook misschien weleens wat hoort hè, wat helemaal niet door de beugel kan, dat die ook na gaat denken over: hoe kan ik dan toch op een andere manier zorgen dat er wat verandert?

LOBKE: Precies, want ja, zij voelt dus echt die drempel richting directie toe. Of in ieder geval, ze stapt daar wel over maar ze voelt weerstand. Ze heeft dan nu een aantal best practices van jou gehoord en een aantal tips hè, voor een strategisch plan, voor data en feiten verzamelen. Is dat genoeg om een directie in beweging te krijgen?

JOLAN: Dat is nog steeds niet genoeg.

LOBKE: Nee, wat kan Marijke nog meer doen?

JOLAN: Nou, één ding is ook belangrijk, dat ze dit niet allemaal in haar vrije tijd gaat doen. Want dit is zo veel werk hè, dat ze eigenlijk moet zorgen dat het zo serieus wordt genomen dat ze daar tijd voor vrij kan maken. Want anders doet ze het er tussendoor en komen er weer andere prioriteiten tussen. En dat is zo frustrerend, dan komt er geen schot in. Dus er moet echt ruimte voor gemaakt worden. Maar daarvoor heeft ze natuurlijk ook de steun nodig van haar leidinggevende. Dus ik hoop dat ze een goeie HR-baas heeft.

LOBKE: Dat hoop ik ook inderdaad. Maar stel dat dat nou niet zo is, dus de directie blijft ondanks alle inspanningen niet openstaan voor verandering, is er dan nog iets wat we Marijke kunnen adviseren?

JOLAN: Als ze echt alles heeft uitgeprobeerd… Er is nog meer mogelijk, hè. Maar als ze echt denkt van: ja, maar nu loop ik tegen een muur op. Dan zou ik bijna zeggen: ga daar weg. Ja, dit is gewoon ook in je eigen belang. Dit is niet gezond meer, want je ligt nu al één keer wakker, maar dat zal vaker gebeuren en dat gaat niet goed dan.

LOBKE: Ja, precies ja. Je noemde net even één klein zinnetje met: maar er is nog meer. Bedoel je dat we nog dingen hebben laten liggen wat Marijke nog zou kunnen doen of…

JOLAN: Nou, ze zou bijvoorbeeld ook de OR kunnen inschakelen, hè. Want dat is de club waar ook klachten terecht kunnen komen of meldingen.

LOBKE: Ja, even voor degenen die niet weten waar OR voor staat, kan je dat uitleggen?

JOLAN: De OR is de ondernemingsraad en die heb je als je meer dan honderd medewerkers bij een organisatie hebt. En als ze die OR ook aan haar kant krijgt en die gaat er ook voor pleiten, dan komen er al van verschillende kanten hele sterke signalen bij dat managementteam dat er echt een verandering moet komen. Nou, behalve het OR zijn er natuurlijk ook leidinggevenden die er wel achter staan, dat kan bijna niet anders.

LOBKE: Nee, dat lijkt me ook inderdaad heel onlogisch dat ze echt de enige is.

JOLAN: Nee. Zo voelt ze het natuurlijk op dit moment en dat is heel logisch, maar ze kan wel gaan zoeken: voor wie is dit ook een belangrijk onderwerp?

LOBKE: Dus eigenlijk zoeken naar collega’s die er ook zo instaan en met wie je misschien samen iets in beweging kunt krijgen in het bedrijf, ja.

JOLAN: Ja, dat is absoluut noodzakelijk.

LOBKE: Ja, want het klinkt alsof dit misschien alleen gebeurt bij bedrijven die bijvoorbeeld klein zijn of die nog niet zo ver ontwikkeld zijn, maar ik hoor toch ook om me heen, juist bij grote bedrijven die misschien heel modern lijken, maar dit toch nog niet op orde hebben. Herken jij dat ook?

JOLAN: Zeker. En je bedoelt met dit nog de onveilige werksfeer?

LOBKE: Ja, en dus gewoon als directie niet echt openstaan voor verandering, voor de gezondheid van de medewerkers.

JOLAN: Nou, ik merk wel dat die directie wel moet in deze tijd. Want wie wil er nou bij een hiërarchische traditionele organisatie werken?

LOBKE: Nee, ik niet.

JOLAN: Ik ook niet. Ik wil juist dat zo’n organisatie innovatief is en openstaat voor nieuwe ideeën en die juist omarmt. Dus ik zou bijna zeggen: wegwezen dan, want er is…

LOBKE: Precies ja, want die zijn er echt wel.

JOLAN: Ja, die zijn er zeker en ook in deze tijd hè, er is… Dat weten die hiërarchische traditionele bedrijven ook, ze hebben concurrentie van bedrijven die een veel mooier aanbod doen.

LOBKE: Ja, klopt, ja. Hé, en als ik het even kort samenvat voor Marijke, dan is het dus: verzamel data en feiten hè, als onderdeel van een strategisch plan. Doe onderzoek bij medewerkers en ja, zorg dat je dit niet in je vrije tijd doet en zorg dat dit echt een project is waar je de tijd voor krijgt. En als laatste stap, mocht het dan toch niet lukken, kun je altijd nog de OR inschakelen. Dit is effe heel kort door de bocht, maar hebben we hem zo compleet of mis je nog iets in deze samenvatting?

JOLAN: Nou ja, het enige wat dan volgt als het allemaal niet lukt is weggaan.

LOBKE: Ga weg. Ja, precies. Ik hoop niet dat het nodig is, ik hoop dat dit gesprek haar inspireert. Ik wil jou in ieder geval heel erg bedanken voor dit fijne gesprek, hopelijk heeft ze hier iets aan en kan Marijke ook weer beter slapen, want dat telt natuurlijk ook mee voor je gezondheid. Heb je nu ook een werksituatie waar je van wakker ligt, vergeet dan niet om me op Whatsapp een spraakberichtje te sturen. M’n nummer vind je in de beschrijving van deze aflevering. En voor nu: slaap lekker.